Reembolso de Despesas de Sócios: Como Funciona e Como Declarar Corretamente
Em muitas empresas, é comum que os sócios realizem pagamentos em nome da empresa — seja em viagens, almoços com clientes, deslocamentos ou até aquisição de materiais. Porém, o reembolso dessas despesas precisa ser feito de forma correta para evitar problemas fiscais, distorções contábeis e autuações pela Receita Federal.
Neste artigo, você vai entender como funciona o reembolso de despesas de sócios, quais cuidados tomar e como registrar corretamente essas movimentações no financeiro e na contabilidade da empresa.
1. O Que É Reembolso de Despesas de Sócios?
É o restituição de valores pagos pelo sócio com recursos próprios, mas que foram gastos para fins da empresa.
Exemplos comuns:
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Viagens e hospedagens a trabalho
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Combustível e transporte
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Refeições com clientes
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Compra de materiais ou equipamentos urgentes
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Taxas ou pagamentos operacionais
Essas despesas devem ser reembolsadas com comprovação e justificativa, pois o sócio não deve ser onerado por custos da atividade empresarial.
2. Regras e Boas Práticas para o Reembolso
Para que o reembolso seja aceito legalmente e contabilizado de forma correta, é necessário seguir alguns critérios:
✅ Comprovação Documental
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Apresente nota fiscal ou recibo em nome do fornecedor, mesmo que não esteja no CNPJ da empresa;
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Registre a data, o valor, o motivo e quem realizou a despesa.
✅ Finalidade Empresarial
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A despesa precisa estar diretamente ligada à atividade da empresa;
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Gastos pessoais não devem ser reembolsados, nem misturados às finanças da empresa.
✅ Política de Reembolso
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Recomenda-se que a empresa tenha uma política interna clara, com regras sobre o que pode ou não ser reembolsado, valores limites, prazos e procedimentos.
✅ Aprovação Formal
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O ideal é que haja aprovação prévia ou posterior do gestor financeiro, com registro e assinatura em formulário de reembolso ou via sistema.
3. Como Registrar o Reembolso na Contabilidade
A empresa deve lançar o reembolso como despesa operacional, e não como pagamento pessoal ao sócio.
Exemplo de lançamento contábil:
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Débito: Despesa correspondente (ex: despesas com viagem)
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Crédito: Conta a pagar ao sócio (ou caixa, caso já reembolsado)
O sócio não precisa emitir nota fiscal, pois o reembolso não é remuneração nem prestação de serviço — trata-se apenas da devolução de um valor que ele adiantou para a empresa.
4. E Se o Sócio Usar Cartão Pessoal para Gastos da Empresa?
É permitido, desde que a despesa tenha finalidade empresarial e esteja documentada.
No entanto, o ideal é que a empresa tenha:
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Cartão corporativo ou
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Adiantamentos de valores com prestação de contas posterior.
Isso evita confusões e riscos de descaracterização da despesa, principalmente em fiscalizações.
5. Implicações Fiscais e Riscos de Erros
Se os reembolsos forem feitos sem critério, podem ser confundidos com distribuição disfarçada de lucros ou pagamentos não declarados ao sócio. Isso pode gerar:
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Multas por falta de retenção de impostos
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Glosa de despesas dedutíveis no IRPJ
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Problemas com a Receita Federal e Receita Estadual
Por isso, transparência e registro adequado são fundamentais.
6. O Reembolso Deve Ser Declarado no Imposto de Renda do Sócio?
Não. O reembolso de despesas, quando feito corretamente e com documentação, não é considerado rendimento tributável do sócio. Ele não precisa incluir esse valor na sua declaração de IRPF, desde que seja um reembolso real, com finalidade empresarial e sem acréscimos.
Conclusão
O reembolso de despesas de sócios é uma prática comum e legal, desde que feita com organização, comprovação e clareza. Ele não substitui pró-labore ou distribuição de lucros e deve sempre seguir critérios objetivos e registros contábeis corretos.
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